Qu’est-ce qu’une data room

Une data random également connue sous le terme de salle de données est un environnement physique ou virtuel au niveau duquel sont sauvegardées des données. L’accès à cet espace est limité à cause du type d’informations qui y sont généralement stockées. Il s’agit en effet des données sensibles d’une entreprise. Si avant elles étaient sauvegardées dans des data room physiques, les entreprises s’orientent de plus en plus vers les supports virtuels. Ce guide vous dit tout ce que vous devez savoir sur la data room.

Le principe d’utilisation de la data room

Une data room virtuelle est utilisée par les utilisateurs d’une entreprise pour le partage de fichiers confidentiels de manière sécurisée. Elle sert ainsi de base, utile pour une organisation diligente de transactions. Des documents de cession, de fusion, d’acquisition, de levée de fonds, ainsi que d’autres fichiers sensibles sont stockés dans ces espaces. Cette solution informatique sécurisée permet aux utilisateurs d’accéder simplement à un nombre important de documents, de les sécuriser et d’échanger des informations en toute sécurité.

Le chiffre d’affaires de la data room

De même, une data room au service des entreprises vous donne la possibilité d’avoir un aperçu sur l’activité de chaque utilisateur, grâce à des modules intuitifs tels que la fonctionnalité questions/réponses, les notifications instantanées et les annotations de documents. D’après les prévisions, le business de la data room devrait valoir 1895 millions de dollars d’ici 2022. Soit une hausse de 952,8 millions de dollars par rapport à 2017. Cette croissance s’explique par : la prévision d’un important volume de données, le respect des normes relatives à la confidentialité et les besoins croissants en propriété intellectuelle et en gestion des risques.

Les avantages de la data room : sécurité

L’avantage principal d’une data room est qu’elle permet d’assurer la sécurité de vos informations. C’est d’ailleurs pour cette raison que les entreprises procèdent à l’ouverture de cet espace de stockage. Des outils tels que le box ou le drive n’offrent pas un niveau de protection aussi élevé. Tout d’abord, l’interface de ces logiciels est conçue en tenant compte des meilleurs standards de sécurité actuels. De plus, l’hébergement des données est effectué au niveau de serveurs localisés et sécurisés. 

Les avantages de la data room : contrôle de données

Par ailleurs, il faut noter que les administrateurs d’une data room électronique ont totalement le contrôle sur les droits d’accès aux documents. Le partage de fichiers s’effectue donc de manière ciblé en fonction des différents profils. Étant donné que l’outil garantit une traçabilité, des reportings de l’activité des utilisateurs (connexion et consultations) sont établis. 

Les avantages de la data room : gestion de documents

Il est également plus simple de mettre en place un processus de due diligence, en utilisant une data room. Une assistance continue est proposée aux utilisateurs tous les jours, 24 heures sur 24. Ce qui est rendu possible par la disponibilité d’assistants qualifiés et multilingues, à l’ensemble des étapes du processus. Grâce aux solutions collaboratives, les auditeurs peuvent travailler plus rapidement, en se basant directement sur les informations mentionnées sur les documents et en recevant des notifications concernant l’insertion de nouveaux fichiers.

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