Déménager une entreprise, avec toutes les spécificités que cela impose tant en termes d’organisation que de rigueur pour ne pas nuire à l’activité, ne peut se faire qu’avec une excellente logistique.
Une réunion de planification
Au sein de chaque service, l’entreprise nomme une personne chargée de prévoir, d’anticiper, de planifier, le déménagement de son service, intégralement. Il sera en rapport avec la direction, les déménageurs en cas de besoin de façon à ce que dans tous les services, tous les mouvements soient synchronisés.
Les autorisations
L’entreprise doit s’assurer auprès de la Mairie et de la police municipale de bénéficier de toutes les autorisations permettant le stationnement gênant de plusieurs camions devant les anciens locaux et devant les nouveaux. Il en sera de même avec les plateformes monte-charges.
Planification des besoins matériels
Le chef de projet au sein de l’entreprise et le déménageur doivent lister les besoins : cartons, cartons informatiques, flight-cases, film à bulles, caisses plastiques, armoires d’archives à filmer, etc.
En fonction de ce que l’on déménage, il va de soi que l’on n’emballe pas de la même façon. Un ordinateur sera dans un carton renforcé, les menus objets dans des cartons simples, les archives seront directement filmées sur les étagères et déplacées ainsi faisant gagner énormément de temps puisqu’il n’y a ni opération d’emballage ni déballage.
Si l’entreprise est dotée de coffres-forts, il faudra également faire appel à des déménageurs spécialisés pour ces charges extrêmement lourdes.
Le transfert
Tout devra donc être strictement prévu et planifié de façon à ce que le peu de temps accordé au déménagement soit rentabilisé et que l’entreprise ne souffre pas d’une impossibilité de reprendre très vite ses activités.
La date et les horaires des transferts, les volumes de cartons ou d’étagères à transférer, les adresses très précises et un plan des nouveaux locaux seront donnés à chacune des personnes organisant le déménagement
Identification des cartons
Un type d’étiquette unique sera distribué à tout le personnel de l’entreprise pour simplifier l’identification de l’entreprise. Chaque étiquette portera la nature du contenu, le bureau de destination, le nom du destinataire, l’étage, le service, etc.
Déménagement du matériel informatique
L’ensemble du matériel sera étiqueté, répertorié, éventuellement avec un code-barres avant d’être emballé. Toutes les données seront sauvegardées sur des serveurs internes ou des disques durs externes de façon à ne rien perdre.
Des emballages spécifiquement prévus pour les équipements informatiques seront utilisés : flight-cases, cartons très épais, caisses plastiques et papier-bulle.
Des étiquettes indiqueront sur les caisses la destination du carton ou de la caisse informatique.
Ordre de transfert
Pour faciliter le réaménagement, la logique veut que l’on commence par transférer l’ensemble du mobilier, puis les archives et enfin les équipements informatiques qui pourront ainsi être remontés immédiatement.
Cet ordre de transfert doit être strictement planifié. Ainsi, l’entreprise ne perd qu’un minimum de temps entre les anciens et les nouveaux locaux avant d’être à nouveau opérationnelle.