Votre entreprise s’agrandit et vos locaux rétrécissent à vue d’œil. Vous avez donc projeté de déménager. Si un déménagement personnel s’avère déjà être un casse-tête, un déménagement professionnel doit être préparé dans le plus grand soin.
La premier étape d’un déménagement professionnel est d’inventorier tout ce qui doit être déménagé : des équipements au mobilier, sans oublier tout les précieux dossiers, tout devra être envisagé au mieux pour gagner en efficacité et en sérénité.
Il convient de prévenir rapidement tout le personnel de votre entreprise afin que chacun puisse organiser son propre déménagement. C’est l’occasion de faire le tri dans ses dossiers, d’archiver les documents qui le méritent. La communication interne avec vos collaborateurs est primordiale, un déménagement soulevant parfois des réticences et de nombreuses questions. N’hésitez pas, par exemple, à communiquer les plans des futurs locaux pour répondre à la curiosité des employés, et pensez à désigner un interlocuteur privilégié qui saura répondre à toutes leurs questions.
Avertir votre personnel c’est aussi l’occasion de prévenir plus facilement vos clients et autres prestataires, des éventuels désagréments liés à un déménagement.
Un déménagement réussi nécessite aussi d’être bien entouré. Vous pouvez constituer en interne une équipe dédiée au déménagement, qui interviendra en temps voulu, soit en amont, soit lors du transfert. De même, prenez le temps d’étudier les offres de diverses sociétés de déménagement.
En faisant appel à des déménageurs professionnels, vous aurez la possibilité de récupérer tout le nécessaire utile à la préparation du déménagement : cartons, étiquettes et autres.
Distribuez le plus tôt possible à chacun de vos collaborateurs un pack contenant des cartons, du rouleau adhésif, du papier à bulles pour emballer les effets les plus délicats, un marqueur et des étiquettes. Chaque effet à déménager doit être étiqueté du nom du collaborateur, et d’un numéro qui facilitera l’identification du nouvel emplacement, numéro que vous aurez au préalable reporté sur le plan des nouveaux locaux. Il en va de même pour le matériel et autres effets collectifs.
Vous pouvez également faire venir une benne à ordure pour facilité le tri de ce qui sera ou non conservé pour les futurs locaux.
Si vous avez beaucoup de matériel à transférer, vous pouvez contacter vos fournisseurs d’équipements pour préparer le matériel au déménagement, et éviter un maximum de casse.
Il convient également de faire toutes les démarches nécessaires auprès de vos fournisseurs d’électricité, de télécom, des banques des administrations (impôts, poste, changement de carte grise pour les voitures de fonction, etc…)
Enfin, n’oubliez pas de prévenir votre équipe de nettoyage qu’un surcroit de ménage sera nécessaire à cette période.